Finansleksikonet bruker cookies for å forbedre nettstedet. Finn ut mer her!



 
                   

Oppfølgning
 

 

Registrere avvik underveis i prosjektet og avgjøre om (og eventuelt hva slags) korrektive tiltak som skal iverksettes.

Nærmere forklart.

Når planleggingen settes i gang er det prosjektlederens jobb å følge opp prosjektet. Dette kan gjøres på mange måter. Prosjektlederen må på en mest mulig effektiv måte skaffe seg et riktig bilde av prosjektets framdrift. En kan dele slik oppfølging i to typer - formell og uformell.

Formell oppfølging gjøres ved at det etableres rutiner for rapportering i prosjektet. Slik rutiner kan være periodevise rapporter, timelister eller økonomirapporter. Formell oppfølging er som regel fokusert på kvantitative aspekter ved prosjektet.

Uformell oppfølging følger ikke faste rutiner. Uformell oppfølging er f.eks. når lederne prater med sine medarbeidere ved kaffetrakteren, eller tar seg en runde får å se på produktene som blir laget. Ved slike samtaler og besiktigelser kan lederne med egne øyne få et inntrykk av hvordan det går. Uformell oppfølging handler om å ha følerne ute og fange opp signaler. Mange signaler fanges lettere opp over kaffekoppen enn gjennom statusrapporter.

Oppfølging er ikke bare å registrere avvik vis-à-vis planene, avvik er bare et symptom. Oppfølging innebærer å søke etter årsaker og å gjøre noe med dem:

  • forklarer årsaker til avvik
  • definere og iverksetter korrigerende tiltak

Oppfølging kan føre til tre typer av tiltak (se styringssløyfen):

  • påvirking av utførelsen, f.eks. dårlig samarbeidsforhold i prosjektet må rettes opp.
  • endring av planene, f.eks. oppgavene må løses i en annen rekkefølge.
  • endring av mål, f.eks. som følge av uforutsette hendelser.

Formell oppfølging:

  • tidsfestet
  • basert på fastsatte rutiner
  • hovedsakelig et ledelseansvar

Uformell oppfølging:

  • ikke tidsfestet - kontinuerlig
  • kan gjelder f.eks. motivasjon, arbeidsforhold, samarbeid osv. i tillegg til styringsfaktorer
  • alle har et ansvar!

Kilde: Høgskolen i Sør-Trøndelag