Finansleksikonet bruker cookies for å forbedre nettstedet. Finn ut mer her!



 
                   

Oppstartsmøte
 

 

Møte i prosjektgruppen hvor man etablerer det operative arbeidet i prosjektet.

Nærmere forklart.

Et av de viktigste spørsmålene i planleggingsfasen, er hva formålet med møtet er; «Hva skal resultatet av dette møtet være?». Svaret på dette spørsmålet vil gi deg en pekepinn på hva slags møte som skal arrangeres, og i tillegg gi styring for hva slags aktivitet møtet skal ha. Alt du gjør videre av planlegging, skal støtte opp under svaret på dette spørsmålet. Sammenhengen mellom mål (hvorfor), innhold (hva), deltakere (hvem) og gjennomføring (hvordan og hvor) kan dermed vises som i figuren nedenfor. I tillegg til disse kjernespørsmålene vil vi også si litt om «hvor», samt om forberedelser og innkalling, evaluering og etterarbeid.

Hvorfor

Det er ikke alltid vi er like bevisste på hvilken jobb møtet skal gjøre for oss. Da kan det være vanskelig å velge riktig form på møtet, slik at det blir effektivt. Dersom hensikten med møtet er å informere, vil dette møtet ha en annen form enn for eksempel om formålet er å ha en meningsutveksling og idémyldring.

Hva

Det punktet man gjerne har mange tanker om, er hva som skal med og hva møtet skal dreie seg om. Her er det fort gjort at man ønsker å favne veldig mange tema, fordi det er mye som er viktig. Men her er det viktig at man klarer å prioritere og avgrense. Gjennom å identifisere hvilke av temaene som støtter opp om formålet du har satt for møtet, bidrar du også til at de viktigste temaene ikke drukner i en mengde, men vises som sentrale. En annen faktor som klart styrer innholdet er tiden til rådighet. Et viktig spørsmål er om det er satt av nok tid og riktige ressurser for å komme i mål. I svært mange tilfeller settes det av for kort tid i forhold innholdet man ønsker å dekke. Dette vil gi dårlig utbytte for deltakerne. En oppstartsprosess er viktig for å sikre at alle har samme (og nødvendig) informasjon for å starte på selve gjennomføringen. Det er bedre å ha færre og prioriterte tema på agendaen, enn å ha med alt som er kjekt å vite.

Hvem

Hvem skal delta, hvem skal holde innlegg eller presentasjoner og hvem skal lede møtet? Når det gjelder deltakere, er det naturlig å involvere sentrale prosjektdeltakere. Men det kan være nyttig å involvere til bredere deltakelse på enkelte tema. Kanskje oppdragsgiver bør være representert, om ikke annet så på deler av programmet? Eller kanskje det kan være nyttig å involvere samarbeidspartnere eller brukere? Dette handler igjen om hva som er formålet med møtet, og hvilke tema man ønsker å ta opp. Dersom man velger å utelukke noen grupper, for eksempel at man kun har med deltakere ned til et visst ledernivå, for eksempel formannsnivå, er det viktig å bestemme hvordan informasjonen skal videreføres ut i hele organisasjonen i etterkant.

Last nede hele veilederen her!

Kilde: ProsjektNorge