Finansleksikonet bruker cookies for å forbedre nettstedet. Finn ut mer her!



 
                   

Prosjektadministrativ dokumentasjon
 

 

I PLP (ProsjektLederProsess) omfatter denne:

  • Prosjektmandat
  • Prosjektplan
  • Statusrapport
  • Sluttrapport

Nærmere forklart.

Prosjektmandat

Prosjektmandatet beskriver oppdraget som prosjekteier gir prosjektleder. Målgruppen for prosjektmandatet er prosjekteier, prosjektstyret, prosjektleder og prosjektmedarbeidere. Det vil normalt være prosjektleder som utarbeider dokumentet. Mandatets overordnede hensikt er å:

  • Beskrive prosjektets mål og omfang
  • Gi en beskrivelse av prosjektet, tilstrekkelig for beslutningsformål
  • Beskrive prosjektets fremdriftsplan og leveranser
  • Beskrive prosjektets fremdriftsplan og leveranser
  • Beskrive organiseringen av prosjektet og budsjett

Prosjektplan

En prosjektplan uttrykker hvordan og når mål skal oppnås. Prosjektplanen beskriver fremdrift og planlagte kostnader i henhold til prosjektbegrunnelsen og identifiserer hovedinnholdet i prosjektfasene. Den blir brukt av prosjektstyret som en referanse som prosjektfremdriften skal måles opp mot.

En prosjektplan bør inneholde:

  • Faser og hovedleveranser, samordnet med planer for fremskaffelsen av de ulike hovedleveransene.
  • Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter.
  • Periodisert budsjett og investeringsplan.
  • Vurdering av prosjektets usikkerheter.
  • Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer.

Prosjektplanen er en del av prosjektets styrings- dokument, men dersom den er omfattende kan den av praktiske hensyn skilles ut som et separat underliggende dokument som styringsdokumentet henviser til.  Uansett skal prosjektplanen vise hvordan og når prosjektets mål skal oppnås.  En føring for planen er at realisering av nytteverdi; best nytte/kost planlegges utviklet tidlig.

Statusrapport

Statusrapporter er rapporter som sendes til prosjekteier og finansieringsinstitusjoner for å beskrive hvordan fremdriften i prosjektet er. Det finnes flere gode maler på nett om hvordan en skriver gode statusrapporter.

Sluttrapport

Sluttrapporten til prosjekteier skal på en god og oversiktlig måte beskrive hva prosjektet har oppnådd, hvilke punkter som har falt bort under prosjektperioden og hvordan de økonomiske forutsetnignene som lå til grunn ved starten av prosjektet har stemt overens med virkeligheten. Sluttrapporten er et viktig læreverk for senere prosjekter, hvor både prosjekteier og prosjektteam kan lære av tidligere erfaringer.

Kilde: Difi Prosjektveiviseren